CONVOCATION DE L’ASSEMBLÉE

 

Périodicité :

Dans un syndicat il est tenu au moins une fois par année une assemblée générale des copropriétaires. (Article 7 du décret)

L’assemblée générale des copropriétaires appelée à voter le budget prévisionnel est réunie dans un délai de 6 mois à compter du dernier jour de l’exercice comptable précédent. (1° al de l'article 14-1 de la loi)

Un syndic professionnel doit au titre de l'article 66 du décret 72-678 du 20 juillet 1972 rendre compte de sa gestion au moins une fois par an.

 

La convocation

Attention, toute convocation d’assemblée ne peut être établie que par un syndic (article 7 du décret) en cours de mandat néanmoins le président du Conseil syndical, voire un copropriétaire, et uniquement selon les conditions restrictives des articles 17 de la loi; 8 et 50 du décret peuvent convoquer l’assemblée.

 

Il suffit que le mandat du syndic soit en cours le jour de l’envoi de la convocation (1° rec). En effet il n’existe pas de sanction, par exemple en annulation, si le mandat est expiré le jour de l’assemblée ; en revanche n’étant plus syndic il ne pourra prétendre au secrétariat de l’assemblée et ce, bien que théoriquement un copropriétaire puisse demander la nomination d’un administrateur judiciaire qui interviendrait de toutes les façons après la tenue de l’assemblée et l’élection légale d’un syndic.

 

La convocation d’une assemblée générale de copropriétaires par un syndic dont le mandat est expiré ou invalidé a pour seul effet de rendre cette assemblée annulable sans la frapper de nullité de plein droit. À défaut de recours en annulation exercé par le copropriétaire opposant ou défaillant dans le délai préfixe de deux mois prévu à l'article 42, alinéa 2, de la loi du 10 juillet 1965, elle devient définitive en dépit du vice dont elle est entachée lors de la convocation. C.A. Bourges (ch. civ.), 21 décembre 2006 - R.G. n° 06/00860, dans le même sens 3e Civ., 02-15091 du 3 mars 2004, Bull. 2004, III, n° 49, p. 46.

 

Le conseil syndical ou le quart au moins des copropriétaires peut demander la convocation de l’assemblée (1° al de l'article 8 du décret), la demande de convocation est notifiée (en LR AR) au syndic avec les questions dont il est demandé l’inscription à l’ordre du jour. Dans ce cas, après mise en demeure du syndic infructueuse pendant plus de huit jours le président du conseil syndical peut valablement convoquer l’assemblée (2° al de l'article 8 du décret). À défaut de cette convocation par le président du Conseil syndical un copropriétaire peut se faire habiliter par le président du TGI pour convoquer l’assemblée et éventuellement la présider après mise en demeure du syndic et : ou du président du Conseil syndical (article 50 du décret)

 

Dans le cas de la demande de convocation par le conseil syndical il sera important pour éviter tout contentieux de porter une attention particulière à la forme : convocation du conseil syndical à cet effet, procès-verbal de la réunion du conseil avec pouvoir donné au président du conseil syndical de notifier la demande au syndic, à défaut de président du conseil syndical le PV pourra donner mandat pour cette notification à l’un de ses membres ou adresser une notification signée par la majorité des membres du conseil.

 

Dans le cas de la demande de convocation par le quart des membres du syndicat il faudra prendre soin de la faire signer par tous les copropriétaires demandeurs, et que ceux-ci soient parfaitement identifiables, notamment inscrire leurs noms, prénoms et joindre la photocopie d’une pièce d’identité comportant une signature.

 

Un copropriétaire peut demander la convocation d’une assemblée générale pour une question le concernant, par exemple demande d’achat de partie commune, de travaux sur partie commune ou modifiant l’aspect extérieur de l’immeuble. Dans ce cas l’assemblée est en généralement convoquée aux frais du demandeur qui en fixe l’ordre du jour.

 

Dans ces cas d’une convocation qui n’est pas à l’initiative du syndic, le ou les demandeurs doivent rédiger complètement la convocation, en donner le lieu où elle se tiendra et dont ils se seront assuré de la disponibilité, l’heure, en fixer l’ordre du jour et en joignant les pièces nécessaires. Le syndic n’est tenu que de dupliquer les convocations, des pièces annexes et de l’envoi.

 

À défaut d’exécution du syndic le président du conseil syndical peut convoquer valablement l’assemblée demandée par le conseil syndical ou après mise en demeure si l’assemblée est demandée par les copropriétaires. À défaut d’exécution du président du conseil syndical un copropriétaire peut se faire désigner pour convoquer et éventuellement présider l’assemblée sur requête par le Président du TGI.

 

La date et l’heure de la réunion sont fixées par celui qui convoque l’assemblée (Décret art 9). Selon la jurisprudence, il n’est pas interdit de convoquer une assemblée un dimanche ou même un jour férié. Lorsqu’une assemblée a été convoquée pour une date déterminée, elle est fondée à se réunir à cette date nonobstant les demandes de report qui peuvent être faites par des copropriétaires.

 

Lieu de la réunion selon le dernier alinéa de l'article 9 du décret  : « Sous réserve des stipulations du règlement de copropriété, l’assemblée générale est réunie dans la commune de situation de l’immeuble » A défaut, selon une jurisprudence de la Cour de cassation (3° civ. 68-14219 du 10 juin 1970), l’assemblée peut à la majorité de l'article 24 de la loi décider d’un lieu hors de la commune de situation de l’immeuble.

 

Le syndic doit notifier aux copropriétaires un éventuel changement du lieu de réunion en respectant le délai réglementaire ou en justifiant d’un état d’urgence. (C. cass. Civ. 1 ; 26/06/2002 ; n° 00-22557)

 

Concernant la configuration et l’accessibilité du lieu de réunion, un copropriétaire, atteint d’un handicap, ne peut obtenir l’annulation d’une assemblée générale du seul fait que la réunion d’assemblée s’est tenue au deuxième étage d’un bâtiment, ce qui en rendait l’accès incontestablement difficile. Si le copropriétaire dispose du droit à participer à l’assemblée générale des copropriétaires, il peut l’exercer en se faisant représenter et en donnant des consignes de vote, possibilité qu’il a, en l’espèce, choisi de ne pas utiliser (CA, Aix-en-Provence, Ch 4 A, 6 avril 2012, N° 2012/182, Numéro de rôle : 11/04683)

 

Délai de convocation :

La convocation doit parvenir au moins 21 jours avant la date de l’assemblée (2° al de l'article 9 du décret)

Ce délai peut être réduit en cas d’urgence ou dans celui d’une deuxième convocation dans le cadre de l'article 25-1 de la loi.

 

Formes de la convocation :

 

– Notification en lettre recommandée AR(Art 64 du décret)

Le lendemain de la date de première présentation de la lettre par le postier est considéré au titre des articles 641 et 642 du Code de procédure civile et de l’article 64 du décret, comme étant le point de départ du délai.

 

–Notification par télécopie avec récépissé (Art 64 du décret)

Le délai commence à courir le lendemain de la date de réception de la télécopie. En l’état cette forme de notification peut être source de nombreux contentieux, notamment concernant le nombre et la lisibilité des pages transmises, et il convient donc d’être prudent dans son utilisation.

 

-Notifications par voie électronique (Art 64-1 du décret) (maj 11/2015)

Selon l’article 42-1 de la loi 65-557 du 10 juillet 1965, les notifications et mises en demeures peuvent être effectuées par voie électronique.

L’article 64-1 du décret 67-223 du 17 mars 1967 précise que les copropriétaires peuvent donner leur accord exprès à cette forme de notification

• En le formulant lors de l’assemblée générale. Il sera alors co
• nsigné dans le procès-verbal
• En le communiquant au syndic par lettre recommandée avec demande d’avis de réception ou par lettre recommandée électronique

– La notification par émargement (Art 64 du décret).

Ce moyen est le plus économique pour notifier la convocation à l’assemblée générale. Il faut néanmoins l’utiliser avec précaution car il peut être une source d’irrégularités justifiant l’annulation de l’assemblée.

 

L’article 64 du décret étant d’ordre public il est possible d’user de la notification des convocations par remise contre récépissé ou émargement conformément aux dispositions du 2° alinéa de l’article 64 du décret même si le règlement de copropriété ne le prévoit pas ou impose l’usage de la lettre recommandée avec avis de réception (C. cas. 3° civ 12/04/72 n° 71-14032).

 

Cet article 64 du décret ne fixant pas un point de départ particulier ou dérogatoire pour la remise contre récépissé ou émargement, il convient de se référer aux articles 640 et suivants du Code de procédure civile. Le point de départ est donc le lendemain de la date de la remise effective tel qu’il résultera de l’émargement ou du récépissé. Il est donc important que le syndic se ménage la possibilité de notifier, dans le délai prescrit, par lettre recommandée avec avis de réception les convocations non retirées afin de bénéficier du point de départ prévu au 1° alinéa de l’article 64 du décret.

 

De jurisprudence constante, un avis de dépôt des convocations au gardien, la distribution en porte à porte avec avis aux absents, une reconnaissance de l’assemblée notée au procès-verbal etc. ne sauraient définir le point de départ du délai. Le syndic doit se réserver la preuve de la date de la remise, remise qui doit être faite à personne, ainsi le juge saisit d’une réclamation devra vérifier si certaines convocations n’auraient pas été retirées par des personnes autres que les copropriétaires concernés (C. cas.  3°civ. 03/07/96 n° 93 -19677). Il n’est pas possible non plus de faire payer à chaque copropriétaire ne retirant pas sa convocation contre récépissé ou émargement les frais d’un envoi de celle-ci en LR AR.

 

Mais attention : l’irrégularité de la convocation d’une assemblée générale des copropriétaires ne rend pas celle-ci inexistante mais a pour effet de la rendre annulable et le délai préfixe de l'article 42, alinéa 2, de la loi du 10 juillet 1965 s’applique aux actions qui ont pour objet de contester les décisions d’assemblée générale, même fondées sur une absence de convocation ou sur une convocation irrégulière. Cette règle demeure applicable même si l’irrégularité a été découverte postérieurement à l’expiration du délai pour agir. (3e Civ. - 19 décembre 2007. N° 06-21.410. - C.A. Versailles, 2 octobre 2006.)

 

L’ordre du jour

Bien que l'article 9 du décret ne le précise pas, l’ordre du jour de l’assemblée est en principe fixé par celui qui la convoque. Néanmoins le nouvel article 26 du décret, introduit par le décret 2010-391 du 21 avril 2010 dispose que « L’ordre du jour de l’assemblée générale est établi en concertation avec le conseil syndical. » et si la convocation est faite à la demande du Conseil syndical, par le quart de tous les copropriétaires ou par un copropriétaire pour motif personnel, l’ordre du jour peut être fixé par celui ou ceux qui demandent la convocation de l’assemblée.

 

Contenu de l’ordre du jour. :

L’ordre du jour comporte obligatoirement la liste exhaustive des questions sur lesquelles l’assemblée est appelée à prendre une décision. Attention aucune décision de l’assemblée ne peut se déduire implicitement ou tacitement d’une décision votée.

 

Certaines résolutions doivent obligatoirement figurer à l’ordre du jour

 

Bien que les syndics fassent le plus souvent figurer une résolution proposée pour chaque question posée, la loi ne l’impose pas. Ne sont obligatoires que les projets de résolution obligatoires stipulés au 7° de l’article 11 du décret. Le projet de résolution lorsque l’assemblée est appelée à statuer sur l’une des questions mentionnées aux articles 14-1 (2e et 3e alinéa), 14-2 (2e alinéa), 18 (7e alinéa), 24 (alinéas 2 et 3), 25, 26-2, 30 (alinéas 1er, 2 et 3), 35, 37 (alinéas 3 et 4) et 39 de la loi du 10 juillet 1965 ; ou au 8 ° du même article Le projet de résolution tendant à autoriser, s’il y a lieu, le syndic à introduire une demande en justice ;

 

Demande d’inscription d’une question à l’ordre du jour d’une assemblée par un ou plusieurs copropriétaires ou par le conseil syndical.

L'article 10 du décret dispose que :

« À tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil syndical, peuvent notifier au syndic la ou les questions dont ils demandent qu’elles soient inscrites à l’ordre du jour d’une assemblée générale. Le syndic porte ces questions à l’ordre du jour de la convocation de la prochaine assemblée générale. Toutefois, si la ou les questions notifiées ne peuvent être inscrites à cette assemblée compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, elles le sont à l’assemblée suivante. »

 

Forme de la demande :

 

Le demandeur devra préparer avec soin le texte de la question posée à l’assemblée et le projet de résolution sur lequel l’assemblée devra décider et joindre à sa demande les pièces prévues à l'article 11 du décret 67-223 du 17 mars 1967. En effet suivant la jurisprudence il est constant que : le copropriétaire qui formule la demande doit préparer les projets de résolution qu’il souhaite soumettre à l’assemblée. (Cass. 3° civ, 15 mars 1983 ) et qu’il n’appartient pas au syndic de suppléer aux lacunes ou insuffisances des demandes formées par les copropriétaires (CA Paris, 23° ch. B, 7 déc. 1990 : Rev. Administrer mars 1991, p. 64)

 

Cette demande devra être notifiée au syndic par lettre recommandée AR comme il découle de l'article 64 du décret 67-223 du 17 mars 1967 qui définit la forme obligatoire des notifications. Les lettres simples, télécopies et autres mails ne peuvent être admis.

 

Lorsque le projet de résolution porte sur l’autorisation donnée à certains copropriétaires d’effectuer, à leurs frais, des travaux d’accessibilité aux personnes handicapées ou à mobilité réduite en application du troisième alinéa de l'article 24 ou sur l’autorisation donnée à certains copropriétaires d’effectuer à leurs frais des travaux affectant les parties communes ou l’aspect extérieur de l’immeuble, et conformes à la destination de celui-ci en application du b de l'article 25 de la loi du 10 juillet 1965, il est accompagné d’un document précisant l’implantation et la consistance des travaux. Le projet de résolution doit être accompagné d’un document précisant l’implantation et la consistance des travaux.

 

L’article 10 du décret précise qu’à l'occasion de chaque appel de fonds qu'il adresse aux copropriétaires, le syndic rappelle ces dispositions 

 

Nous vous proposons plusieurs modèles de demandes de questions à poser à l'assemblée et de résolutions à voter: CLIQUER ICI

 

Pièces jointes à l'ordre du jour :

 

Sont notifiées en même temps que l'ordre du jour les pièces prévues à l'article 11 du décret.

 

Celles visées au I sont impératives pour la validité de la décision tandis que celles du II ne sont qu'informatives pour les copropriétaires et ne font pas l'objet d'un vote.

Doivent, à partir du 1° juin 2010 figurer dans les pièces jointes à la convocation le compte rendu de l'exécution de la mission du conseil syndical prévu au deuxième alinéa de l'article 22 du décret ,si celui-ci l'a rédigé et le projet d'état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire. 

 

Lorsque l'ordre du jour comporte l’approbation d’un contrat, d’un devis, …Sont notifiés au plus tard en même temps que l'ordre du jour selon le 3° de l’article 11 du décret n° 67-223 « Les conditions essentielles du contrat ou, en cas d'appel à la concurrence, des contrats proposés, lorsque l'assemblée est appelée à approuver un contrat, un devis ou un marché, notamment pour la réalisation de travaux ainsi que les conditions générales et particulières du projet de contrat ». Ce texte a vocation à s’appliquer à tous les contrats soumis à l’assemblée générale.

Ce texte exige que les conditions essentielles du devis soient notifiées pas son intégralité (CA Paris, 23e ch. B, 3/08/2000, n° 1999/09819) ni qu’il soit accompagné de notices techniques. Ces conditions sont remplies notamment lorsqu'ont été notifié en même temps que la convocation : la raison sociale de l'entreprise proposée, le montant du devis et la nature des travaux (CA Paris, 18/03/1992), un rapport d’architecte présentant le détail des travaux et  une analyse comparative des diverses offres

 

Nous attirons votre attention sur la pièce visée 2° du II. de l'article 11 du décret En effet, le syndic doit joindre : « L'état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération. Cet état ne figurant pas dans le I de cet article 11 et son absence n'affectant pas la validité de la décision on peut en déduire qu'une omission de la production de cet état par le syndic ne pourrait être sanctionnée. 

 

Les copropriétaires devront veiller à ce que cet état soit produit et joint à la convocation puisqu'il recensera la totalité des honoraires de gestion courante et de gestion particulière perçus par le syndic pendant l'exercice considéré. Honoraires qui sont habituellement disséminés notamment entre gestion courante, travaux, contentieux, assemblée… Ce sera le seul moyen efficace permettant de constater la rémunération réelle du syndic, prélevée sur la trésorerie du syndicat, pour l'exercice et notamment concernant les honoraires non compris dans la gestion courante.

 

En cas défaut de production préalable de cet état, l'assemblée peut exiger cette production soit postérieurement à l'assemblée adressé en régularisation, soit refuser d'approuver les honoraires du syndic jusqu'à production.