LE DÉROULEMENT DE L’ASSEMBLÉE GÉNÉRALE
Le syndic
Présence et représentation du Syndic
Bien qu’aucun texte ne l’y oblige, en tant que représentant du syndicat le syndic est présent à l’assemblée, présence qui peut aussi se déduire implicitement du 2° alinéa de l'article 15 du décret.
À l’occasion de l’exécution de sa mission le syndic peut se faire représenter par l’un de ses préposés. (Art 30 du décret) Le responsable du cabinet n’a donc aucune obligation d’être présent lors de l’assemblée.
Avant et au début
Participation à l’assemblée
L’assemblée est une réunion privée à laquelle ne peuvent assister que les copropriétaires ou leurs mandataires. Les personnes étrangères au syndicat, qui ne sont ni copropriétaires ni mandataires, ne peuvent y assister sans l’autorisation de l’assemblée (TGI Paris 25/05/88).
Cette autorisation de l’assemblée est une décision de celle-ci et doit faire l’objet, à peine de nullité, d’une question inscrite à l’ordre du jour. Il est donc important que toute personne (y compris le syndic) désirant faire entendre un technicien, un comptable, un juriste… par l’assemblée fasse inscrire une question à l’assemblée demandant cette autorisation.
Les copropriétaires et les mandataires
Dès l’arrivée le copropriétaire ou le mandataire doit signifier sa présence et signer la feuille de présence, même si la réunion est commencée.
Il doit faire mentionner son départ si celui-ci intervient avant la fin de l’assemblée ou éventuellement nommer un mandataire qui devra émarger la feuille de présence pour la suite de la réunion. À défaut de prendre ces précautions le copropriétaire ou le mandataire quittant l’assemblée sera considéré comme présent et approuvant les résolutions proposées (Article 14 du décret).
Pour la validité du mandat celui-ci doit être écrit et au titre des articles 1341 et 1984 à 2002 du Code civil il doit être daté et signé ce qui exclut le mandat donné par télégramme, par téléphone, télécopie ou message électronique.
Tout mandataire doit donner son identité et son adresse pour inscription sur la feuille de présence lors de l’émargement (article 14 du décret) comme il est aussi nécessaire que le mandataire soit identifiable et ait justifié de son identité au regard des articles 1984 et suivants du Code civil.
Tout mandataire peut, sauf interdiction écrite du mandant, subdéléguer à un autre mandataire pour respecter l'article 22 de la loi.
Une modification de l article 22 de la loi 65-557 introduite le 23/11/2018 dispose que : "Tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire, que ce dernier soit ou non membre du syndicat. Chaque mandataire ne peut, à quelque titre que ce soit, recevoir plus de trois délégations de vote. Toutefois, un mandataire peut recevoir plus de trois délégations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles de ses mandants n'excède pas 10 % des voix du syndicat. Chacun des époux copropriétaires communs ou indivis d'un lot peut recevoir personnellement des délégations de vote, dans les conditions prévues au présent article. Tout mandataire désigné peut subdéléguer son mandat à une autre personne, à condition que cela ne soit pas interdit par le mandat."
La pratique consistant à envoyer des pouvoirs en blanc au syndic n’est possible que si le syndic remet l’ensemble de ces pouvoirs au président de l’assemblée pour qu’il les distribue à des participants volontaires pour les recevoir.
Un mandataire qui ne vote pas selon les indications impératives du mandant engage néanmoins son mandant et n’entache pas le vote d’irrégularité.
La feuille de présence :
Elle est signée par tout propriétaire ou mandataire. Néanmoins le refus d’un copropriétaire de signer la feuille de présence n’entache pas l’assemblée d’irrégularité si la mention de ce refus est inscrite au procès-verbal et que celui-ci est mentionné refusant ou s’abstenant pour les décisions votées.
Selon l’article 14 du décret, la feuille de présence indique le nom et le domicile de chaque copropriétaire et le cas échéant de son mandataire. Il ressort de la jurisprudence développée autour de cet article que le syndic ne peut se dessaisir de la feuille de présence qui appartient au syndicat et fait partie de ses archives. Elle peut être consultée au cours de l’assemblée.
En revanche le syndic peut délivrer des copies de la feuille de présence aux frais du demandeur. (Art 33 du décret)
Elle est certifiée par le président. (Art 14 du décret) en pratique elle est signée par tous les membres du bureau.
Le Bureau de l’assemblé
Le syndic ne devrait en aucune façon prendre une part effective au déroulement de l’assemblée et notamment pour l’élection du président de séance.
Le président du Conseil syndical ne bénéficie pas non plus d’un quelconque pouvoir ni droit prioritaire sur le déroulement de l’assemblée et la nomination du bureau.
Les fonctions de président et de secrétaire de séance d’une assemblée générale de copropriétaire, légalement distinctes, ne peuvent être remplies par une même personne physique - C. cass 3° civ. - 6 novembre 2002 - N° 01-10800 - C.A. AIX EN PROVENCE 18 janvier 2001.
Le président
(Maj 6/2015) Seul un copropriétaire peut être désigné comme président de l’assemblée.
Contrairement à de nombreuses jurisprudences antérieures, la Cour de cassation dans un arrêt du 13 novembre 2013 a décidé que si au titre de l'art 22 de la loi 65-557 du 10 juillet 1965, tout copropriétaire peut déléguer son droit de vote à un mandataire il ne peut déléguer à un mandataire la faculté d’être élu président de l’assemblée général (C. Cass. 3°civ ; 13/11/2013 ; n° 12-25682)
L’élection du Président de séance (article 24 de la loi) bien qu’étant une condition nécessaire à la validité de celle-ci s’effectue préalablement à l’ouverture effective de la séance.
Une fois élu le président devrait :
- Vérifier les pouvoirs
- Distribuer les mandats donnés en blanc
- Certifier la feuille de présence (Décret Art. 14)
- Vérifier le respect des dispositions concernant l’ordre du jour et les délais de convocation
- Ouvrir la séance
- Procéder à l’élection des autres membres du bureau
- Diriger les débats en tenant compte des stipulations éventuelles du règlement de copropriété.
- Suivre et respecter l’ordre du jour
- Veiller à ce que les amendements ne dénaturent pas le libellé des questions inscrites à l’ordre du jour.
- Proclamer le résultat des votes au plus tard avant la fin de la séance
- Veiller à ce que l’assemblée vote sur toutes les questions inscrites à l’ordre du jour.
- Clôturer la séance.
- Signer le procès-verbal (Décret art. 17)
- Signer le mandat du syndic
Aucun texte ne donne un pouvoir discrétionnaire au président ; Néanmoins au regard de l'article 22 de la loi, le règlement de copropriété peut lui conférer des pouvoirs complémentaires aux dispositions légales et réglementaires.
Le secrétaire
Selon l’alinéa 2 de l’article 15 du décret du 17 mars 1967 : le syndic assure le secrétariat de la séance, sauf décision contraire de l’assemblée générale. Il en résulte qu’un membre de l’assemblée peut se porter candidat et qu’un vote est alors nécessaire.
(Maj 6/2015) L’assemblée peut désigner qui bon lui semble comme secrétaire de séance que celui-ci soit copropriétaire ou pas. La Cour de cassation admet même que le salarié de l’un des candidats aux fonctions de syndic puisse être désigné en tant que secrétaire de l’assemblée (C. cass. 3° civ, 17/07/1996, n° 94-15140)
Le syndic n’a pas besoin d’être élu pour assurer le secrétariat de l’assemblée.
Cette solution, qui a été retenue par la cour d’appel de Paris, découle de la disposition de l’article 15, alinéa 2, du décret du 17 mars 1967 qui dispose que le syndic assure le secrétariat de la séance, sauf décision contraire de l’assemblée générale. Celle-ci n’est donc appelée à voter que si elle désire que soit désignée une personne autre que le syndic. La cour estime même, manifestant ainsi qu’elle est hostile à un formalisme excessif, qu’un vote n’est pas nécessaire dès lors qu’une résolution constate que le secrétaire a été désigné à l’unanimité. CA Paris, 23e ch. A, 14 nov. 2001, Batteau c/ Synd. des copr. du 138, av. du Général Leclerc à Paris : Dossier CSAB no 98, mars 2002, no 45, obs. A. Dunes
Si le secrétariat est assuré par le syndic conformément à cet alinéa 2 du décret et si le mandat du syndic prend fin le jour de l’assemblée il est probable que dès l’élection d’un nouveau syndic celui qui tient le secrétariat quitte ses fonctions et même l’assemblée puisque n’exerçant plus ses fonctions de syndic.
Le président de l’assemblée devra alors procéder à l’élection d’un nouveau secrétaire. À défaut de secrétaire de séance, dont les fonctions ne peuvent pas être exercées par le président, une assemblée générale ne peut se poursuivre régulièrement. La Cour de cassation a, semble-t-il pour la première fois, énoncé l’interdiction du cumul des fonctions de président et secrétaire de séance, celles-ci étant « légalement distinctes » dans les conditions suivantes ;
Après élection du président de l’assemblée générale litigieuse, aucune majorité ne se dégagea pour élire le syndic en qualité de secrétaire, et aucun autre candidat ne se présenta. Aussi le président décida-t-il d’assurer lui-même les fonctions de secrétaire. La nullité de l’assemblée est demandée, et obtenue. La Cour de cassation considère en effet qu’à défaut de secrétaire, une assemblée ne peut se poursuivre régulièrement. Les fonctions de président ne pouvant être exercées concomitamment à celles de secrétaire, l’assemblée en était bien dépourvue. Il s’ensuit qu’aucune décision ne pouvait être prise Cass. 3e civ., 6 nov. 2002, no 01-10800
Il est prudent d’élire un membre de l’assemblée autre que le syndic si l’on envisage de ne pas renouveler son mandat.
Les scrutateurs
Les autres membres du bureau, en général le ou les scrutateurs, n’ont pas d’existence légale spécifique, ils sont utiles dans les grosses copropriétés pour vérifier et comptabiliser les votes pendant que l’assemblée se poursuit.
Dans la majorité des cas ils sont là pour signer le procès-verbal afin de limiter au maximum les risques de contestation.
Pendant l’assemblée
Suivi de l’ordre du jour
Le président doit se contenter de suivre l’ordre du jour publié dans la convocation puisqu’il ne détient aucun pouvoir discrétionnaire de même qu’il ne peut prendre desinitiatives sur le déroulement de l’assemblée.
Le mandat impératif donné par un copropriétaire pour le représenter tient bien évidemment compte de la présentation des questions et de l’ordre de celles-ci. Toute modification pourrait être source de conflit, voire d’annulation si celle-ci pouvait être interprétée comme étant une manipulation de l’ordre du jour pour influer sur les décisions prises.
Au cours de la délibération sur les questions portées à l’ordre du jour, il est loisible à l’assemblée générale d’amender les textes qui lui sont proposés.
Telle est la solution donnée par la Cour d’appel de Paris à la question de savoir si tout changement apporté au texte de l’ordre du jour nécessiterait la tenue d’une nouvelle assemblée générale avec toute la préparation qu’elle suppose. Il est clair qu’en reconnaissant la faculté d’amendement, la Cour de Paris a pris une mesure sage et qui conserve à la discussion en assemblée une portée légitime. Toutefois il faut prendre garde que, sous couvert d’amendement, ce ne soit pas une question toute nouvelle qui soit soumise à l’assemblée. En pareil cas, si celle-ci délibère néanmoins, la résolution adoptée pourrait être annulée. CA Paris, 23e ch. B, 15 nov. 2001
L’ordre du jour doit être strictement respecté et lie l’assemblée qui n’a aucun pouvoir d’initiative ; il n’est donc pas possible à une assemblée de prendre des dispositions à l’occasion de l’examen de « questions diverses » ou de « questions d’administration courante » dont le détail n’a pas été précisé à l’ordre du jour C.A. Paris, 8e Ch. A, 7 avril 1998)
Décisions :
Ni la résolution tacite ou implicite ne constitue des décisions. Cass. 3e civ., 10 juill. 2002, n° 01-00313
Une décision qui a été votée conformément à l’ordre du jour de l’assemblée générale des copropriétaires ne peut être complétée par une autre qui n’y était pas inscrite. C. cass. 3e Civ. - 7 novembre 2007. N° 06-18882. - C.A. Aix-en-Provence, 30 mai 2006.
Modalités du vote et majorité :
Majorité article 24 : Il s’agit de l la majorité des voix exprimées des copropriétaires présents ou représentés. C’est-à-dire que les voix des copropriétaires s’abstenant ou ne prenant pas part au vote sont retirées du total des voix présentes ou représentées.
Majorité article 25 : Il s’agit de la majorité des voix de tous les copropriétaires
Majorité article 25-1 : Lorsque l’assemblée générale des copropriétaires n’a pas décidé à la majorité prévue à l’article précédent mais que le projet a recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires composant le syndicat, la même assemblée peut décider à la majorité prévue à l’article 24 en procédant immédiatement à un second vote.
Lorsque le projet n’a pas recueilli au moins le tiers des voix de tous les copropriétaires, une nouvelle assemblée générale, si elle est convoquée dans le délai maximal de trois mois, peut statuer à la majorité de l’article 24.
Attention selon l’article 19 du décret : Lorsque l’assemblée est appelée à approuver un contrat, un devis ou un marché mettant en concurrence plusieurs candidats, elle ne peut procéder à un second vote à la majorité de l’article 24 de la loi du 10 juillet 1965 qu’après avoir voté sur chacune des candidatures à la majorité de l’article 25 de la même loi.
Majorité article 26 :
Majorité renforcée les décisions relevant de cette majorité (voir le texte cet article) doivent cumulativement représenter la moitié au moins des membres du syndicat et que cette moitié représente au moins les 2/3 des voix
Unanimité : certaines décisions nécessitent le vote positif de tous les copropriétaires membres du syndicat
L’assemblée générale ne peut, à quelque majorité que ce soit, imposer à un copropriétaire une modification à la destination de ses parties privatives ou aux modalités de leur jouissance, telles qu’elles résultent du règlement de copropriété.
Approbation des comptes
Il s’agit pour l’assemblée de se prononcer sur la régularité des opérations financières du syndic après la vérification des dépenses engagées dans le cadre des crédits accordés et de leur correspondance aux appels de fonds lancés. (Art 11 du décret)
L’approbation concerne l’objet comptable de la gestion du syndic et ne porte que sur sa gestion financière. (Art 35 du décret)
Il ressort de la jurisprudence qu’en cas de refus d’approbation des comptes le syndic ne peut recouvrer le solde des charges (annuelles) impayées Une approbation tardive est valide et produit tous ses effets.
Quitus
Le quitus est l’acte par lequel le syndic qui a géré les affaires du syndicat est déclaré s’en être régulièrement acquitté de manière à se voir déchargé ensuite de toute responsabilité à propos de l’accomplissement de sa mission.
Il ressort de la jurisprudence développée autour des articles 18 de la Loi et 35 du décret que le quitus entraîne ratification par l’assemblée de tous les actes dont elle a eu connaissance. Il emporte reconnaissance que le syndic a régulièrement assumé la gestion de l’ensemble de la copropriété que ce soit dans le domaine financier ou dans les autres domaines où il a pu intervenir. Le quitus concerne l’ensemble de la gestion du syndic
Avant le vote du quitus le syndic devrait rendre compte des actions judiciaires engagées pour ou contre le syndicat (dernier al, art 55 du décret)
Ne pas voter le quitus n’est pas un acte de révocation du syndic comme certains le laissent croire ni même d’hostilité contre lui mais celui-ci ayant le pouvoir de décider seul pendant sa gestion il est à notre avis normal qu’il assume la responsabilité de ses décisions.
Délégation de pouvoir :
L’assemblée peut déléguer ses pouvoirs (Article 25, a, de la loi du 10 juillet 1965) mais uniquement pour les décisions qu’elle peut prendre à l’article 24 ( Art 25, a, de la loi du 10 juillet 1965). Cette délégation ne peut porter que sur un acte ou une décision expressément déterminé (art 21 du décret).
Cette délégation peut être donnée au Syndic, au Conseil syndical ou à son Président ou même à un copropriétaire. Rien n’interdit qu’elle ne puisse être donnée à une personne extérieure à la copropriété (Architecte, entrepreneur, prestataire…)
Cette délégation de pouvoir est une décision d’assemblée et doit donc avoir été portée à l’ordre du jour individuellement ou dans le projet de résolution concerné.
